Dipl. Arztsekretär/in oder MPA (80%)

Das Schweizerische Tropen- und Public Health-Institut (Swiss TPH) ist ein weltweit renommiertes Institut auf dem Gebiet der globalen Gesundheit mit besonderem Fokus auf Länder mit niedrigen und mittleren Einkommen. Assoziiert mit der Universität Basel, verbindet das Swiss TPH Forschung, Dienstleistungen und Lehre und Ausbildung auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. Etwa 850 Personen aus über 80 Ländern arbeiten am Swiss TPH in Bereichen wie Infektionskrankheiten und nicht-übertragbare Krankheiten, Umwelt, Gesellschaft und Gesundheit, sowie Gesundheitssys-teme und -programme.

Das Departement Medicine des Swiss TPH baut auf den Grundlagen klinischer medizinischer Dienst-leistungen, Diagnostik, pharmazeutischer Medizin und klinischer Forschung auf. Für das reisemedizi-nische Zentrum suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n

Dipl. Arztsekretär/in oder MPA (80%)
für die Organisation der tropen- und reisemedizinischen Sprechstunde sowie die Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben des Ambulatoriums.

Wir führen eine abwechslungsreiche tropen- und reisemedizinische Sprechstunde sowohl für externe Patient/innen als auch für Mitarbeitende des Institutes. Im Rahmen unserer Tätigkeit kommen wir mit Patient/innen und Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Nationen in Kontakt.

Ihre Aufgaben

• Sekretariatsarbeiten im Tropenmedizinischen Ambulatorium insbesondere:
• Empfang und Betreuung der Patient/innen im Ambulatorium
• Elektronische Erfassung der Personaldaten der Patient/innen sowie Bereitstellung und Verwaltung der Krankengeschichtedossiers inkl. Ablage
• Sprechstundenplanung und -verwaltung im Praxisverwaltungsprogramm VITOMED
• Bestellung, Versand und in Rechnungstellung von Impfstoffen sowie rezeptpflichtigen Medikamenten, welche in der Schweiz nicht registriert sind (inkl. Abgabekontrolle und Statistik)
• Korrektur und Versand von Berichten der Ärztinnen und Ärzte
• Telefontriage von Notfällen sowie allgemeine telefonische und schriftliche Bearbeitung von Anfragen auf Deutsch, Englisch und Französisch
• Organisation von Sitzungen und Protokollführung
• Verwaltung der Notfalldienstliste
• Koordination der Eintrittsuntersuchungen für neue Mitarbeitende am Swiss TP
• Führen des Impfempfangs während der Impfsprechstunde
• Telefonische reisemedizinische Beratung (Impfauskunft-Hotline)
• Zusammenarbeit mit und Koordination von verschiedenen internen Schnittstellen wie der IT-, HR- und Finanzabteilung
• Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen verschiedener externen Schnittstellen wie Ärztinnen und Ärzte, Spitäler und Krankenkassen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Weiterbildung als dipl. Arztsekretär/in, MPA-Ausbildung mit guten kaufmännischen Kenntnissen oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Kenntnissen in der medizinischen Terminologie
• Min. 3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion
• Sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch sowie gute Französischkenntnisse sind Pflicht, weitere Sprachen wären von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse mit den MS Office Programmen, Kenntnisse mit dem Praxisprogramm VITOMED von Vorteil
• Hohe Organisationsfähigkeit innerhalb des Teams sowie mit den Ärztinnen und Ärzten
• Selbständige Arbeitsweise und vernetztes Denken auch in hektischen Zeiten
• Flexibilität während Ferienvertretungen

Wir bieten Ihnen

• Integration in ein kleines, familiäres Team
• Innerhalb des Teams flexible Vereinbarung der Arbeitstage sowie des Arbeitspensums
• Familienfreundliche Personalpolitik
• Zentraler Standort in wunderschöner Villa mit guter Verkehrsanbindung
• Spannende Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten
• Interessante Begegnungen mit Menschen verschiedenster Herkunft

Bewerbung / Kontakt

Bitte übermitteln Sie uns bitte Ihre Bewerbung mit:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben
• Angabe Ihrer Lohnvorstellungen
• Zertifikate und Arbeitszeugnisse
• Kontaktangaben von 2-3 Referenzen